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《怀化学院档案管理办法》
[ 作者: 佚名    出自:    发表时间: 2014-02-28   点击: 852 ]

 怀院发〔201111

关于印发《怀化学院档案管理办法》的通知

各单位、各部门:

《怀化学院档案管理办法》已经校长办公会议研究通过,现予印发,请认真组织学习并遵照执行。

附件:怀化学院档案管理办法

                

                          二○一一年二月二十八日

主题词: 制度   档案   通知

怀化学院办公室                           2011228日印发

附件:

怀化学院档案管理办法

第一章   总 则

第一条 为了进一步加强我校的档案管理工作,提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、《湖南省档案管理条例》等法规,结合我校档案工作实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称的怀化学院档案,是指怀化学院从事教学、招生、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 怀化学院档案工作是学校重要的基础工作,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,是学校整体发展规划的一部分,必须加强对档案工作的领导和管理。

第四条 学校成立档案工作委员会,负责对全校档案工作的监督、检查、指导与协调,接受省教育厅及省、市档案局的指导、监督与检查。

第二章  机构设置与人员配备

第五条 怀化学院档案工作在学校统一领导下进行,由一名校领导分管;学校成立档案馆,为副处级建制,挂靠党委(行政)办公室。

第六条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,对学校各单位、系()的档案工作实行监督和指导;又是集中统一永久保管和提供利用本校各门类档案的基地。

第七条 档案馆的管理职责:

()贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策,规划全校档案工作;

()制订本校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

()负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校各类档案及有关资料;

()编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

()组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

()开展档案的开放和利用工作; 

()建立健全学校档案工作管理网络体系,负责对学校专()职档案工作人员的业务培训;

()利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能; 

()积极参加省、市档案工作协作组活动,开展档案学术研究和交流;

()完成学校领导交办的其他工作任务。

第八条 学校根据上级规定和本校规模与馆藏数量,将配备适量的馆领导和专职档案工作人员。

第九条 学校各单位必须有一名负责人分工主管本单位的档案工作,并视情况配备一至二名专()职档案工作人员,负责本单位档案的收集、整理和移交归档工作。

第十条 档案工作人员必须遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

    第十一条 学校档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受教学、科研、管理人员同等待遇。

    第十二条 学校应为档案工作人员提高政治、业务素质和经济待遇创造条件,关心他们的思想、工作、生活。档案工作人员应保持相对稳定,一般不要轻易调离档案部门或档案岗位。

第三章   档案管理

第十三条 学校档案工作及建立和完善归档制度,做到“三纳入”:纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入教学、科研和管理人员的职责范围。做到每项重要的教学、科研、管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十四条 坚持实行档案工作与学校管理"四同步",即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

    第十五条 学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围:

()党群类:主要包括学校党委、工会、团委、学会、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

()行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

()教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016)的相关规定执行。

()科研类:主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料;按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6)执行。

()产品生产与科技开发类:主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

()基本建设类:主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4)执行。

()仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

()出版类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。 

()外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

()会计类:主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32)执行。

(十一)人事类:主要包括教职员工的履历、自传、鉴定、考核()、学历、学位、进修培训、政审、党团组织档案、奖惩、工资和其他有保存价值的材料。

(十二)学生类:主要包括学校培养的全日制学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表的材料。

第十六条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作人员应按归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案馆移交。

第十七条 归档的文件材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关档案规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档管理规范》执行。

第十八条 归档时间要求:

    1、党群类、行政类、出版类、外事(学籍档案除外)类和能按年度归档的文件材料,应在次年4月底前归档;

2、教学类中的教学综合管理文件材料按年度归档,应在次年4月底前归档,其他各类材料在教学年度期满后当年9月底前归档(教学年度是指本年的91到次年的831);

3、科研管理性文件材料在次年4月底前归档,研究课题在鉴定验收或结题后两个月内归档,暂不申报或中断、停止的研究课题在课题结束或中断、停止后两个月内归档;

4、产品生产与科技开发的管理性文件材料在次年4月底前归档,因故中断的产品,应在中断后两个月内归档;

5、基建管理性文件材料在次年4月底前归档,基建项目在验收后两个月内归档,学校基建部门应从基建总投资中扣留5%的基建档案保证金,待基建档案材料归档验收合格后返还;

6、设备管理性文件材料在次年4月底前归档,其他材料在开箱验收后两个月内归档;

7、财会管理性文件材料在次年4月底前归档,当年形成的会计档案,在会计年度终了后,暂由财务部门保管一年,期满后的次年6月底前向档案馆移交归档;

8、干部人事材料产生或办结后一个月内归档;

9、学生档案在学生毕业二年后的9月底前移交档案馆。

第十九条 学校档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条 学校档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十一条 档案保管期限:

     1、保管期限分为永久、定期(30年、10)

     2、各类档案保管期限参照以下原则划分:

1)永久:凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校和社会有长远利用价值的档案,列为永久保管,保管期限为五十年以上;

230年:凡反映学校一般工作活动,在较长时间内对学校和社会有查考利用价值的档案;

310年:凡在较短时间内对学校有查考利用价值的档案。

第二十二条 学校档案馆应当采用先进的档案保护设备与技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十三条 学校与其他单位分工协作完成的项目,应保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将正本或复制件送交一套给我校保存。

第二十四条 学校中的个人在其从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向档案馆移交,集中管理,任何个人不得据为已有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。

第二十五条 学校档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向校长报告,及时处理。

档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。

第二十六条 学校档案馆应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章   档案的利用与开放

第二十七条 档案馆所保存的档案,主要供本校利用,如其他单位或个人需要查阅、摘录、复制时,应持单位介绍信,经档案馆批准后进行;如需利用的档案涉及科研技术问题须经科研主管部门负责人同意,必要时要报请校领导审查批准;如需要利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经校领导批准;利用者要求复制档案,由档案馆负责归口办理,按规定合理收费。

第二十八条 档案馆必须设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,向利用者提供档案目录(属开放范围的)、全宗指南等。

第二十九条 档案馆应积极开展档案编研工作,公开出版和公布档案,须经档案形成部门同意,并报校领导批准。

第三十条 对于重要的、珍贵的尤其是孤本档案和资料,一般不提供原件使用,如特殊需要,须经档案馆馆长同意和分管校领导批准。

第三十一条 档案馆应采取多种形式,如举办档案展览、陈列等,积极开展档案宣传工作。

                第五章   条件保障

第三十二条 学校档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决,保证档案工作的需要。学校各部门应对用于本单位归档文件所需的档案装具等设备,在经费中给予解决。    

第三十三条 学校必须为档案馆配置适宜保管档案的档案库房,并要充分考虑学校的发展规模。存放声像、磁盘等特殊载体档案,应设有专门库房并配备恒温、恒湿设备。档案库房建设要符合《档案馆建筑设计规范》的要求。

第三十四条 学校应有计划地为档案馆配置复印、录音、照相、录像、电脑、扫描、刻录、空调、消毒、温湿度自控系统等设备,逐步实现档案管理信息化现代化。

第六章   档案工作岗位职责

第三十五条 分管档案工作的校领导的职责

1、组织全校性的宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动;

2、加强对学校档案工作的领导,把档案工作纳入学校的整体发展规划,并列入学校议事日程,督促各单位按上级和学校档案部门要求做好相应的工作;

3、关心档案工作和档案馆的建设和发展,从人力、财力、物力上给予支持,及时研究解决工作中的重大问题和困难,逐步改善工作条件,保证档案工作与学校的各项工作协调发展。 

第三十六条 各单位档案工作分管领导职责:

    1、组织本单位人员学习、宣传、贯彻档案法规,执行学校档案工作规章制度,把档案工作纳入本单位的议事日程,每学期研究一次档案工作。

    2、加强与档案馆的联系,共同做好业务监督、指导、 检查工作,保证本单位归档材料的完整、准确、系统,案卷质量符合要求,归档及时。

    3、制定本单位档案工作的管理制度,对本单位的专()职档案员提出具体要求,并帮助他们解决工作中的实际困难。

    第三十七条 档案馆馆长岗位职责

    1、认真学习和贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规。

    2、按照档案馆的职责范围,主持档案馆的全面工作。

    3、负责拟订学校档案工作计划、规划,进行学期、年度的本馆工作总结,拟制(修订)档案工作的各项规章制度、管理办法,并认真地组织实施。

    4、组织实施本馆档案工作的标准化、规范化、现代化管理;监督、指导校属各单位的档案业务工作。

    5、对本馆人员进行合理分工,随时掌握工作情况,督促并要求按计划完成任务。

    6、规范内部管理,严格遵守各项规章制度;定期召开馆务会议,传达上级会议精神,讨论、布置、检查、总结工作。

    7、配合党组织抓好本馆人员的思想教育和作风建设,不断提高本馆人员的政治素质,提高本馆工作质量和工作效率。

    8、关心本馆人员的思想、工作和生活,协助有关部门解决他们的困难、反映他们的要求。

    9、组织本馆人员参加档案业务学习和学术研究活动,不断提高档案人员的业务素质;负责本馆人员的业务指导;组织专()职档案员的业务培训。

10、负责归档案卷的质量审查。

11、抓好档案鉴定、编研和全宗管理工作,编制科学合理的全宗分类大纲和分类方案。

12、负责接待、处理有关单位和群众来信来访及有关档案业务工作的对外联系。

13、调查了解学校档案工作情况,定期向主管领导和档案工作委员会汇报工作并提出意见和建议。

14、完成学校领导交办的其他工作任务。

第三十八条 档案馆工作人员岗位职责

    1、认真执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,遵守学校和档案馆的一切规章制度。

    2、热爱本职工作,忠于职守,坚持原则,严守党的机密。

    3、积极参加政治学习、业务学习及学会学术研究活动,刻苦钻研业务,不断提高政治素质、档案工作管理水平和工作能力。

    4、负责归档材料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计、编目与检索、利用、编研、计算机管理。

    5、指导校属各单位、各部门档案材料的收集、积累、分类、立卷、归档工作,并按要求做好档案的接收工作,办好移交手续。

    6、服从工作安排,完成本职工作任务。

    7、完成领导交办的其他工作任务。

    第三十九条 校属各单位专、兼职档案员岗位职责

    1、执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,遵守学校档案工作的规章制度。

2、认真做好平时立卷工作,根据本单位文件材料形成的特点和归档范围,设置立卷类目,合理分类存放。

    3、负责本单位、本部门各类文件材料的收集、积累、保管、整理立卷、归档工作,保证归档文件材料的齐全、完整、准确,案卷质量符合要求。

    4、主动接受档案馆的业务指导和监督检查,将应归档的案卷按要求向档案馆移交归档。

    5、努力钻研业务,积极参加档案馆组织的业务学习和有关活动,不断提高档案工作管理水平。

6、完成档案馆布置的相关档案工作任务。

第七章   考核、奖励与处罚

第四十条 档案馆应建立检查、考核和评估制度,每二年进行一次检查评比,评出先进单位和先进个人,以学校名义授予档案工作先进集体和先进个人称号,并予以奖励。

    第四十一条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,由学校或报请档案行政管理部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员,按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚;构成犯罪的,报请司法机关依法追究刑事责任。

第八章   附 则

第四十二条 本办法由档案馆负责解释。

    第四十三条 本办法自发布之日起施行。

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